一個展覽公司從孕育到完結(jié)，一般要通過規(guī)劃籌備、規(guī)劃施工、展出管理和完結(jié)整理等幾個階段。下面偏重從會議規(guī)劃方面談?wù)務(wù)褂[會的規(guī)劃程序及其要求：
展覽會的規(guī)劃首要分總體規(guī)劃和部分規(guī)劃，前者偏重微觀作用、后者偏重微觀作用。
總體規(guī)劃是根據(jù)展會主題及其展覽總體策劃計劃（文字綱要）的內(nèi)容，通過總體規(guī)劃人員的系統(tǒng)規(guī)劃，系列規(guī)劃，把抽象的文字概念變成具象的視覺傳達(dá)形象的一種立異過程，也是展覽會規(guī)劃程序中的主程序。其首要環(huán)節(jié)包含以下幾個環(huán)節(jié)：
�。�1）場所規(guī)劃。
它包含平面、立面和空間過渡。其要求是平面處理時按不同展會的分類進(jìn)行場所區(qū)分。詳細(xì)到某屆展會，就是依照展會招展履行的攤位散布圖，進(jìn)行平面的場所區(qū)分，確定詳細(xì)的空間規(guī)劃，并按什物密度、分量、動力負(fù)荷等合理分配展位的位置和詳細(xì)的立體空間標(biāo)準(zhǔn)。其間，還要充分考慮參觀道路、消防通道以及觀眾流量的多少、規(guī)劃出公共場所的占有面積。對展會總體要求的立面作用，首要從全體上把握一致高度和顏色作用，對公共部分由總體上一致規(guī)劃，對每個展位的立面要求首要強(qiáng)調(diào)一致高度、形體和顏色。其他部分均由某個展位的部分規(guī)劃去完結(jié)。從全體空間作用上，要求展位散布要結(jié)構(gòu)合理、空間分割天然流通，視野開闊多變，占有用益明顯。在空間過度的處理上，首要考慮現(xiàn)場建筑結(jié)構(gòu)、天然采光與人工照明之間的調(diào)和以及如何削減觀眾視覺疲勞、避免有害攪擾等諸要素。以上內(nèi)容要在規(guī)劃規(guī)劃時，一致按現(xiàn)場份額規(guī)劃出成套的規(guī)劃作用圖和施工制造圖。
�。�2）基調(diào)處理。
總體規(guī)劃的基調(diào)包含造型基調(diào)、顏色基調(diào)、文風(fēng)基諧和動勢基調(diào)。造型基調(diào)一般分為標(biāo)準(zhǔn)、特裝、封閉、開放等，也有按陳列、展現(xiàn)、交易、互動等進(jìn)行分類。從風(fēng)格上有傳統(tǒng)的、時髦的、動漫的等。顏色基調(diào)大體分為冷調(diào)、暖諧和中間調(diào)。其要求是按不同內(nèi)容、不同季節(jié)，環(huán)境基調(diào)、采光作用以及微觀上歸納光源色、環(huán)境色和固有色之間的色平衡（或稱色統(tǒng)調(diào)），別離選用合適的顏色基調(diào)，并規(guī)劃出有關(guān)基調(diào)色譜和五顏六色作用圖。文風(fēng)基調(diào)，首要包含文學(xué)表達(dá)的風(fēng)格、文字量的份額、字型的選用，書寫加工的標(biāo)準(zhǔn)等。它要求按不同展覽的內(nèi)容和行業(yè)特征選用報道型、抒發(fā)型、宣教型、廣告型等不同風(fēng)格的文體，并從全體方式動身，確定整個展會以圖文為主或是什物為主，在字型的選用上，首要根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)、規(guī)劃、等級以及區(qū)域使用文學(xué)的習(xí)俗，如國際展覽常用漢英對照、少數(shù)民族區(qū)域選用漢文與民族文字結(jié)合等方式。在文字標(biāo)準(zhǔn)上還要別離確定選用的字型（如宋體、黑體、楷書、廣告體、藝術(shù)體等）和標(biāo)準(zhǔn)（大寫或小寫、簡體或繁體等）以及辦法（直書、電腦刻字、噴繪、轉(zhuǎn)印、屏顯、投影等）。動勢基調(diào)首要分動態(tài)、靜態(tài)和動靜態(tài)三種基調(diào)。它是整個展會有機(jī)一致、全體運(yùn)轉(zhuǎn)、協(xié)諧調(diào)和的操控線。要求在韻律操控、節(jié)奏起伏、動靜改變上給人以舒服而有彈性的動勢感。要在保證動勢美感的基礎(chǔ)上避免產(chǎn)生噪音共振、眩光污染、空氣污染、火警突發(fā)、群體擁堵、以及漏電、漏水、漏氣、空調(diào)失控等不安全要素的發(fā)作。
�。�3）進(jìn)展組織。
它包含展位招商、展品征集、展現(xiàn)布展、物料供給、交通食宿，公共調(diào)和等幾個首要進(jìn)展計劃表。因?yàn)檎褂[會要在規(guī)則的時間和空間內(nèi)完結(jié)悉數(shù)運(yùn)作過程。它要求在時間上有必要統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)運(yùn)籌、以到達(dá)預(yù)期的最優(yōu)化作用。其間如展位招商、有必要在必定的期限內(nèi)完全履行。又如展品定位。它包含定項、定量、定性的分析研究階段和定人、定時、定點(diǎn)的組織履行階段。然后按預(yù)選展品、掛號履行組織展品就位。
展覽結(jié)束后依照規(guī)則整理展品、一致掛號造冊、上報存檔。展現(xiàn)布展是展出前最緊張的一項工程，它包含展位搭建、展品就位、展具配套、裝修安置、展品調(diào)整、動力裝置調(diào)試、人員裝備、資料準(zhǔn)備等。在進(jìn)展上要根據(jù)展品的到貨次序、可供設(shè)備的條件以及符合搭建施工力氣的素質(zhì)條件、進(jìn)行合理的時間進(jìn)展組織，并留有彈性余地。物料供給和交通食宿是為以上內(nèi)容效勞的，能否“兵馬來到糧軍先行”，是整個進(jìn)展組織中的重要環(huán)節(jié)，一般要提前做好進(jìn)展組織和合理調(diào)度，要運(yùn)籌帷幄，未雨綢繆，萬不行“大意失荊州”。
�。�4）資料計劃。
它包含主資料和輔助資料的計劃編制，收購履行。要求資料的標(biāo)準(zhǔn)、類型、品種和數(shù)量與計劃相符。既不行盲目收購造成積壓浪費(fèi)，也不要不留余量，現(xiàn)用現(xiàn)買而延誤工期。能否計劃合理、供需均衡是整個展覽規(guī)劃中追求合理本錢，進(jìn)步效益的關(guān)鍵所在，也是對會議規(guī)劃人員的重要考驗(yàn)。
（5）經(jīng)費(fèi)概算。
它是整個展會的經(jīng)濟(jì)命脈。其間包含展位招展、展品運(yùn)輸、布展規(guī)劃、勞務(wù)制造、場所租金、展具制造租賃、動力計費(fèi)、安全防備、宣揚(yáng)廣告以及交通食宿、新聞發(fā)布、工作人員的其他費(fèi)用等。它是根據(jù)展覽規(guī)劃、規(guī)劃檔次、施工條件、管理能力以及外部環(huán)境而別離列出概算。它要從整個展覽的實(shí)踐承受能力動身，克勤克儉、重復(fù)核實(shí)和平衡后而擬定的概算計劃。經(jīng)報請主管高層審閱同意后，方可進(jìn)入實(shí)施運(yùn)作。在實(shí)踐運(yùn)作過程中要有相關(guān)的財管人員進(jìn)行監(jiān)管履行，并把進(jìn)展信息及時反饋到?jīng)Q議計劃高層。一般在制定概算時都要留有余地，避免不行預(yù)測要素的發(fā)作。
以上是展覽會的主程序。環(huán)繞這些主程序的內(nèi)容和要求，還要別離列出完結(jié)這些主程序的子程序系統(tǒng)。也就是部分規(guī)劃計劃。例如，在展現(xiàn)布展中，對大會名稱、標(biāo)識（如會標(biāo)）、序言簡介、公共展具、安全防備、廣告公布以及參觀券、請柬、會刊、紀(jì)念品等要進(jìn)行規(guī)劃和挑選。對展位內(nèi)的展板規(guī)劃、圖片制造、廣告燈箱、影像制造以及各種模型、雕塑、投影、動漫、音響、燈火等均要在總體規(guī)劃規(guī)劃的要求下進(jìn)行部分規(guī)劃、經(jīng)篩選后定稿、制造、調(diào)試、裝置合成。因?yàn)檎褂[會的內(nèi)容是豐富多彩的、展覽的規(guī)劃方式也是千變?nèi)f化的，不能強(qiáng)求一概，要從實(shí)踐內(nèi)容動身，在規(guī)劃風(fēng)格、創(chuàng)作手段制造工藝以及展位功用開發(fā)上、資料更新上有所立異，有所改變，不能因循守舊，強(qiáng)行標(biāo)準(zhǔn)某個固定模式而盲目“一刀切”。相反，應(yīng)鼓勵規(guī)劃師有所發(fā)現(xiàn)、有所立異、有所前進(jìn)，要以嶄新的技能、完善的藝術(shù)造型、經(jīng)濟(jì)而又高效的規(guī)劃質(zhì)量和施工質(zhì)量，爭奪創(chuàng)造出最優(yōu)的展會全體作用。只有把各個部分規(guī)劃搞好，才干完結(jié)各個程序的任務(wù)。只有把各子程序到達(dá)優(yōu)化時，才干保證主程序的完結(jié)，才干保證整個展會的系統(tǒng)工程的有用運(yùn)作。為了突出要點(diǎn)，現(xiàn)結(jié)合個人領(lǐng)會，提出以下有關(guān)要求：
�。�，總體規(guī)劃要從實(shí)踐內(nèi)容動身，突出主題、方式新穎、老少皆宜。要有立異意識，敢為天下先。
２，平面布局和立體構(gòu)成要視野舒適、造型科學(xué)藝術(shù)、要點(diǎn)展品要突顯烘托。整個基調(diào)要調(diào)和一致、互補(bǔ)互映，具有全體感和舒適度。
3，展位設(shè)計要方式新穎、結(jié)構(gòu)合理。功用開發(fā)要為便利展出，交流信息效勞。展板要層次分明、疏密有用、文理通暢。可覽性高。
4，通用展具要結(jié)構(gòu)安全，格調(diào)一致，牢靠性高，可展性好，經(jīng)濟(jì)實(shí)用。
5，立面處理要參照當(dāng)?shù)氐娜梭w高度合理挑選視距、視高和視角（水平視角、垂直視角）。
6，空間過渡要量體裁衣、合理天然、盡量削減視覺疲勞和觀眾的行為慵懶。
7，展現(xiàn)要注意密度調(diào)整，梯度改變和顏色過渡以及三者間彼此的份額關(guān)系，在可能的規(guī)劃內(nèi)盡量進(jìn)步展品的可覽性和可展性。
8，顏色基調(diào)要根據(jù)光源色、環(huán)境色和展品固有色之間的彼此關(guān)系，對顏色的明暗、過渡、冷暖改變、感情效應(yīng)以及體積、分量感覺等要科學(xué)調(diào)度、藝術(shù)平衡、調(diào)和一致，到達(dá)人的最佳視覺作用。
9，天然采光與室內(nèi)照明要匹配得當(dāng)，部分人工強(qiáng)化照明要避免產(chǎn)生二次眩光以及光通量過強(qiáng)或缺乏。對光通量的散布要有節(jié)奏感，對光源照射距離要考慮安全措施。
10，展位搭建的裝修手法要能與內(nèi)容呼應(yīng)，要高雅大方、新穎時髦、簡約有致。選材要靈動適用、要有科技含量和可加工功能，要盡量考慮下降歸納本錢。特裝作用要為展會功用效勞，不要重方式輕功用。
11，動態(tài)設(shè)備要考慮觀察方向，安全防備、動力配備要合理牢靠。參觀通道要考慮觀眾流量和安全系數(shù)。
12，音像作用。音像設(shè)備、演示模型、動漫展現(xiàn)等要散布合理、控制有方，避免過密而造成彼此攪擾。
總歸，展覽會的規(guī)劃過程是個動態(tài)組合過程，很多要素都帶有隨機(jī)性，在規(guī)劃過程中要在一致中求改變，改變中求一致。對各種要素間的相關(guān)性要通盤考慮，量體裁衣。只有仔細(xì)地探究展覽會的規(guī)劃規(guī)則和相關(guān)要求，才干依照科學(xué)開展觀的要求，沿著會議業(yè)要“法制化、市場化、產(chǎn)業(yè)化、國際化”的方向開展，才干完成我國會議業(yè)可繼續(xù)地開展，才干開創(chuàng)我國調(diào)和會議的美好未來。
